Access to informationFichiers des détenteurs de cartes d'accès à Montréal et à Québec

Ce fichier est constitué de la liste des détenteurs des cartes d'accès aux bureaux de l'Office à Montréal et à Québec ainsi que du système logiciel d'enregistrement des données d'accès.

Catégories de renseignements versés au fichier

La liste des détenteurs comprend le nom du détenteur, le numéro de la carte d'accès, la date d'obtention, la date de désactivation et le motif de désactivation. Les détenteurs des cartes sont les employés de l'Office, et dans certains cas, des personnes engagées à contrat.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

Le contrôle et la sécurité des accès dans les locaux de l'Office.

Mode de gestion du fichier

• La liste des détenteurs est sous la responsabilité des Services administratifs de l'Office et les données sont conservées sous un support informatique (fichier Excel). Cette liste est conservée indéfiniment.
• Les données enregistrées par le système logiciel sont administrées et conservées par le gestionnaire des édifices où sont situés les bureaux de l'Office, « Les Façades de la Gare » à Québec et « Gestion Village » à Montréal.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les renseignements à la liste proviennent des opérations relatives à la dotation du personnel (arrivées et départs). Les données dans le système d'enregistrement sont générées par l'activation de la carte par son détenteur.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office des bureaux de Montréal et de Québec ainsi que certaines personnes engagées à contrats par l'Office.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office a accès à la liste.
• Au besoin, les Services administratifs peuvent demander des relevés des données enregistrées dans le système logiciel aux gestionnaires des immeubles.

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