Access to informationDossiers personnels des employés

Ce fichier est constitué des dossiers physiques qui comprennent tout document relatif à l'évolution professionnelle d'un employé régulier ou occasionnel, d'un étudiant ou d'un stagiaire, ainsi que les documents administratifs reliés à la paie et à l'assiduité.

Catégories de renseignements versés au fichier

• Le nom, l'adresse personnelle, les numéros de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, le statut matrimonial.
• Tout renseignement personnel compris dans les documents administratifs, notamment, fiches de notation, divers bonis liés au rendement, activités de formation, contrats d'assurances, déductions et prélèvements, entente de départ à la retraite.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• Le suivi de la carrière de l'employé.
• Le traitement de la paie incluant les avantages sociaux.
• La gestion de la retraite.

Mode de gestion du fichier

• Les dossiers sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
• Les dossiers sont conservés par l'organisme employeur jusqu'à la fin de la carrière de l'employé au sein de la fonction publique.

Provenance des renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office ainsi que les dossiers administratifs.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office.

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